Dự trù ngân sách tổ chức và sử dụng kinh phí sao cho thật hợp lý là bài toán trăn trở của người phụ trách tổ chức tiệc cuối năm công ty. Đặc biệt, ở giai đoạn kinh tế thị trường nhiều khó khăn như hiện nay thì việc chi tiêu cho bất kì hoạt động nào của doanh nghiệp cũng cần được cân đo đong đếm kỹ lưỡng.
Hãy cùng Quá Ngon tham khảo chi tiết cách lập kế hoạch ngân sách tiệc cuối năm công ty hiệu quả sau đây để có sự chuẩn bị tốt nhất cho doanh nghiệp của mình nhé.
Ngân sách tiệc cuối năm công ty bao gồm những mục nào?
Chi phí thuê địa điểm đặt tiệc
Chi phí đặt tiệc tại nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị tiệc cưới chiếm khoảng 70% chi phí tổng tiệc. Bạn sẽ cần dựa vào số lượng người tham dự tiệc cuối năm công ty để quy ra chi phí đãi tiệc cần bỏ ra tương ứng là bao nhiêu trong mức ngân sách cho phép. Từ đó, chọn các nhà hàng có mức giá thành phù hợp với ngân sách dự kiến và lên thực đơn chi tiết.
Ví dụ, bạn dự trù ngân sách cho một khách mời tầm 300 – 400k/người thì chi phí đặt món ăn sẽ dao động khoảng 3 -4 triệu/bàn tròn 10 người, mỗi bàn sẽ có thực đơn từ 4 – 5 món. Khách mời tầm 50 người thì chi phí thực đơn sẽ từ 15 – 20 triệu đồng. Nếu số lượng khách mời ít thì bạn có thể bố trí bàn dài tùy theo sở thích và phong cách tiệc mình chọn lựa sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Bạn cần phải hỏi rõ nhà hàng xem giá thực đơn đã bao gồm địa điểm tổ chức hay không, bao gồm phí thuê phòng hay sảnh chưa. Đồng thời, ngoại thực đơn món ăn bạn cũng phải có ngân sách để chi trả cho phí nước uống (thông thường là nước ngọt hoặc bia sẽ là lựa chọn phổ biến và tiết kiệm nhất).
Chi phí trang trí tiệc cuối năm công ty
Để mang màu sắc mới lạ, ấn tượng cho không gian buổi tiệc cuối năm công ty thì các bạn sẽ phải bỏ ra một phần ngân sách cho khâu trang trí tiệc. Bạn có thể thuê dịch vụ bên ngoài hỗ trợ trang trí nếu ngân sách dư dả, nhưng để tiết kiệm vẫn có thể chọn gói trang trí ngay tại nhà hàng đặt tiệc. Thông thường, các dịch vụ trọn gói của nhà hàng sẽ ưu đãi hơn rất nhiều và đội ngũ nhân sự nhà hàng cũng sẽ hỗ trợ bạn nhiệt tình, chu đáo.
Chi phí thuê âm thanh
Nếu như muốn không khí tiệc cuối năm công ty thêm phần trang trọng và sôi động thì một số doanh nghiệp sẽ kết hợp thêm dàn âm thanh, ánh sáng hoặc máy chiếu. Những trang thiết bị này một số nhà hàng đã có sẵn nhưng một số bạn sẽ cần thuê ngoài. Khi liên hệ nhà hàng hãy hỏi xem họ có cung cấp hay không và chi phí thuê như thế nào.
Chi phí thuê MC
Nếu như tiệc tất niên có quy mô lớn, hoành tráng thì bạn có thể sẽ tốn thêm chi phí thuê MC. Nhưng nếu tiệc tổ chức tinh gọn, đơn giản và tiết kiệm thì có thể dùng một nhân sự có tài ăn nói, hoạt ngôn của công ty làm MC dẫn dắt chương trình để tiết kiệm ngân sách cho hạng mục này.
Chi phí quà tặng nhân viên
Thường trong buổi tiệc cuối năm công ty sẽ có các hoạt động rút thăm trúng thưởng quà may mắn để khuấy động không khí, tạo sự hào hứng và kết nối mọi người. Hãy chuẩn bị các phần quà có giá trị khác nhau và xây dựng ngân sách cho hạng mục này trong mức cho phép. Nếu tiết kiệm thì những phiếu mua hàng trị giá 100, 200 ngàn hoặc các món quà gia dụng từ 400 ngàn đến dưới 1 triệu cũng khá thích hợp để dành tặng mọi người.
Nguồn ảnh: Internet
Lưu ý khi lập ngân sách tiệc cuối năm công ty
Hãy phân bổ ngân sách theo mức độ quan trọng của từng hạng mục
Tổ chức tiệc cuối năm công ty quan trọng nhất chính là khâu đặt tiệc và chọn địa điểm tổ chức. Do đó, các bạn nên tối ưu ngân sách hợp lý cho hạng mục này để chọn được một nơi uy tín, chuyên nghiệp đáp ứng được các tiêu chí quan trọng nhất về không gian, thực đơn, dịch vụ, chất lượng món ăn… Các hạng mục khác bạn có thể tiết kiệm ngân sách theo mức độ quan trọng giảm dần.
Hãy có một khoản dự trù ngân sách đề phòng chi phí phát sinh
Bất cứ kế hoạch hay sự kiện tiệc tùng nào cũng cần một khoản dự trù ngân sách tốt thiểu chiếm khoảng 10 – 20% tổng giá trị ngân sách ban đầu để dự trù các chi phí phát sinh. Dĩ nhiên, bạn nên lập kế hoạch ngân sách càng chi tiết càng tốt để không phải đụng đến khoản tiền này về sau hoặc nếu có cũng sẽ ít nhất có thể.
So sánh các nhà cung cấp với ngân sách dự kiến của công ty
Dự kiến là một chuyện nhưng thực tế thị trường và giá cả dịch vụ là một chuyện khác. Nên khi lập kế hoạch ngân sách tiệc cuối năm công ty, bạn phải có sự tham khảo giá cả thị trường, so sánh các nhà cung liên quan để có sự lựa chọn tương đối chính xác nhất trước khi trình ký duyệt một đề xuất ngân sách nhé.
Hình ảnh từ khách hàng Quá Ngon
Trên đây là những chia sẻ từ Nhà hàng Quá Ngon về việc lập kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm công ty giúp quý đối tác có thêm nhiều thông tin hữu ích để bước vào mùa tiệc tùng cuối năm nay.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà hàng hay địa điểm tổ chức tiệc cuối năm công ty có nhiều ưu thế nhất về không gian, giá thành và chất lượng dịch vụ để có thể lên kế hoạch cho buổi tiệc year end party 2023 thì hãy liên hệ ngay Quá Ngon để chúng tôi có thể hỗ trợ chi tiết nhất nhé.